1. HINTERGRUND

(1.1) Schroders erfasst und verwendet bestimmte personenbezogene Daten. Schroders muss sicherstellen, dass die personenbezogenen Daten ausschließlich in Übereinstimmung mit den Datenschutzgesetzen verwendet werden.

(1.2) Bei Schroders achten wir Ihre Privatsphäre und haben uns zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten verpflichtet.

(1.3) Diese Datenschutzrichtlinie richtet sich an Mieter und Lieferanten, deren personenbezogene Daten wir im Rahmen unserer Immobiliendienste und damit verbundenen Aktivitäten handhaben. Diese Datenschutzrichtlinie richtet sich ebenfalls an Besucher von Websites von Schroders.

2. ÜBERBLICK ÜBER DIE SITUATIONEN, IN DENEN WIR IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN HANDHABEN

(2.1) Diese Datenschutzrichtlinie erläutert die Handhabung von personenbezogenen Daten, die von uns wie folgt erfasst werden:

(A) Daten, die wir im Verlauf der Beziehung unserer Mieter oder potenziellen Mieter erhalten;

(B) Daten, die wir im Verlauf der Beziehung unserer Lieferanten oder potenziellen Lieferanten erhalten;

(C) Daten, die wir im Verlauf der Nutzung der sich im Eigentum von Schroders befindenden oder von Schroders gemanagten Immobilien erhalten; und

(D) Daten, die wir über Websites von Schroders erhalten. Einzelheiten zur Handhabung von Daten, die wir über Websites von Schroders erhalten haben, sind Absatz 10 dieser Datenschutzrichtlinie zu entnehmen.

3. DIE ARTEN DER VON UNS ERFASSTEN PERSONENBEZOGENEN DATEN 

(3.1) Im Laufe Ihrer Kundenbeziehung zu uns erfassen und verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten: 

• Informationen, die Sie Schroders bereitstellen. Dazu zählen uns von Ihnen bereitgestellte Informationen über Sie. Die Art unserer Beziehung mit Ihnen bestimmt die Art der personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen möglicherweise anfordern. Beispiele für solche Informationen werden nachstehend aufgeführt:
•  grundlegende personenbezogene Daten wie Vorname; Familienname; Sozialversicherungsnummer; E-Mail-Adresse; Telefonnummer; Anschrift (einschließlich Wohnort, Postleitzahl und Land); Beruf und Tätigkeitsbezeichnung, Bankinformationen; Kredit- und Debitkartendaten; Ausweisunterlagen; Steuerklassifikationen; Geschlecht; und Geburtsdatum; und
• sensible personenbezogene Daten, die in von uns gehandhabten Informationen enthalten sein können, wie betreffend Ihre Staatsangehörigkeit, Ihr Geburtsdatum, gesundheitsbezogene Informationen, Behindertenstatus oder Informationen zu politischen Einstellungen.

• Informationen, die wir über Sie erfassen oder erzeugen. Zum Beispiel:
• Dateien, die wir zur Dokumentation unserer Beziehung mit unseren Mietern und Lieferanten erstellen, einschließlich Kontakthistorie, Angelegenheiten in Bezug auf das Immobilienmanagement zur Verwaltung unseres Immobilienmanagementsystems, Überprüfungen und Verfahren in Bezug auf unsere Mieter zur Feststellung der Identität und Bekämpfung von Geldwäsche, Energie- und Wasserverbrauch und anderen Versorgungsleistungen (einschließlich Zählerstände), Zahlungshistorie, Unterschriftsberechtigten von Mietern, Gesundheit und Sicherheit bei der Anmeldung von Versicherungsansprüchen aus der Nutzung von Immobilien, Angaben zu Behinderungen bei beantragten Umbauten an Gebäuden für deren behindertengerechte Ausstattung, Überwachungskameras und anderen Sicherheitseinrichtungen, Autokennzeichen für das Parkplatzmanagement; und
• alle personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen von Telefongesprächen und E-Mail-Kommunikationen bereitstellen, die wir überwachen und dokumentieren, um Beschwerden zu bearbeiten, unseren Service zu verbessern und um die für uns geltenden gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Anforderungen zu erfüllen.

• Informationen, die wir aus anderen Quellen erhalten. Zum Beispiel:
• Informationen aus öffentlich verfügbaren Quellen, einschließlich dritter Einrichtungen, wie Auskunfteien, Einrichtungen zur Betrugsbekämpfung, Vollstreckungseinrichtungen, öffentliche Datenbanken, Register und Archive, das Grundbuchamt sowie andere öffentlich zugängliche Quellen;
•  Informationen von Dienstleistern aus dem Bereich der Sanktions- und Sicherheitsüberprüfung; und
• Informationen, die von kommunalen Behörden, Versorgern und aufgrund von anderen, im Rahmen von Immobilientransaktionen durchgeführten Überprüfungen gehalten werden.

4. WIE WIR IHRE INFORMATIONEN VERWENDEN

(4.1) Ihre personenbezogenen Daten können von uns wie folgt und zu den folgenden Zwecken gespeichert und verarbeitet werden:

•  für das Management und die Verwaltung von Immobilien;
• für die Verwaltung unseres Immobilienmanagementsystems;
• für die Einrichtung / das Onboarding neuer Mieter und/oder Lieferanten;
• für die stete Aktualität unserer Aufzeichnungen;
• für die effektive Steuerung der Beziehungen zu Mietern und Lieferanten und Kommunikation mit Mietern und Lieferanten, um ihnen Dienstleistungen oder Informationen zur Verfügung zu stellen;
• zur Verwaltung, Überwachung und Instandhaltung von IT-Systemen, um Servicestandards einzuhalten und gegen Cybergefahren und böswillige Aktivitäten wie Missbrauch und Zweckentfremdung zu schützen;
• zur kontinuierlichen Überprüfung und Verbesserung der Informationen, die auf Websites von Schroders bereitgestellt werden, um sie benutzerfreundlich zu gestalten und mögliche Störungen oder Cyberattacken zu verhindern;
• für die Einhaltung geltender Gesetze, Regeln und Bestimmungen sowie interner Richtlinien und Verfahren und zur Beurteilung der Einhaltung selbiger; oder
• für die Verwaltung und Pflege von Datenbanken, auf denen Ihre personenbezogenen Daten gespeichert werden.

(4.2) Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden, halten wir geltende Gesetze ein. In Übereinstimmung mit den Gesetzen dürfen oder müssen wir Ihre personenbezogenen Daten aus unterschiedlichen Gründen verwenden. Beispiele dafür sind folgende:

• zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten;
• zur Erfüllung unserer gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Pflichten;
• zur Begründung, Ausübung oder Verteidigung unserer Rechte oder im Rahmen von Gerichtsprozessen;
• bei Vorliegen Ihrer Einwilligung; oder
• wenn die dargelegte Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten für unsere legitimen geschäftlichen Interessen erforderlich ist, wie zum Beispiel:
• zur effektiven und effizienten Steuerung unserer geschäftlichen Abläufe;
• zur Einhaltung interner Richtlinien und Verfahren; oder
• um effektive, aktuelle Sicherheitslösungen für mobile Endgeräte und IT-Systeme anzubieten.

(4.3) Innerhalb von Schroders werden Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich von Mitarbeitern von Schroders abgerufen, die für die in dieser Datenschutzrichtlinie erläuterten Zwecke einen solchen Zugriff haben müssen.

5. WEITERGABE IHRER INFORMATIONEN AN DRITTE

(5.1) Wir können Ihre personenbezogenen Daten innerhalb von Schroders für die oben erläuterten Zwecke weitergeben.

(5.2) Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch außerhalb von Schroders, wie nachstehend ausführlicher beschrieben, weitergeben:

• an unsere Geschäftspartner, die vertraglich dazu verpflichtet sind, die jeweiligen Datenschutzverpflichtungen einzuhalten;
• an dritte Bevollmächtigte, Auftragnehmer und Dienstleister, damit sie Dienste sowohl für uns als auch für Mieter oder Lieferanten erbringen, zum Beispiel:
• Buchhalter und Wirtschaftsprüfer;
• Fachberater;
• Versicherungsmakler und -anbieter;
• Vermieter und Immobilienverwalter;
• Banken und Kreditinstitute;
• Anleger und Partner in Joint Ventures;
• Anbieter von Diensten zur Instandhaltung von Immobilien, Erbringung von Reinigungs-, Anlagen- und Sicherheitsdiensten;
• Researchanalysten und Anbieter von Diensten für das Performance-Benchmarking in der Immobilienbranche zu Zwecken der Marktanalyse;
• Berater für Grundsteuern und Gemeindeabgaben auf Geschäftsimmobilien;
• Registerstellen und Treuhänder des betreffenden Unternehmens von Schroders und
• Anbieter von IT- und Kommunikationsdiensten.

Diese Dritten unterliegen den maßgeblichen Datenschutzverpflichtungen:

• sofern dies aufgrund von Gesetzen oder Bestimmungen erforderlich ist, beispielsweise wenn wir dazu verpflichtet sind, Ihre personenbezogenen Daten weiterzugeben, um gesetzliche Pflichten zu erfüllen (insbesondere um steuerrechtlichen Anzeigepflichten und Offenlegungen gegenüber Aufsichtsbehörden, Wirtschaftsprüfern oder Behörden nachzukommen) oder um unsere Rechte zu begründen, auszuüben oder zu verteidigen; und
• wenn wir einen Teil unseres Unternehmens oder unseres Vermögens verkaufen, in welchem Fall wir Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise an den potenziellen Käufer für Sorgfaltsprüfungen weitergeben.

6. INTERNATIONALE ÜBERTRAGUNGEN VON PERSONENBEZOGENEN DATEN

(6.1) Schroders ist ein globales Unternehmen mit Geschäftstätigkeiten auf der ganzen Welt. Deshalb erfassen und übertragen wir personenbezogene Daten weltweit. Dies bedeutet, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an Standorte außerhalb Ihres Land übertragen können.

(6.2) Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten in ein anderes Land übertragen, so werden sie gemäß den gesetzlichen Bestimmungen geschützt und übertragen. Eine Übertragung von Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (der „EWR“) kann auf einem der folgenden Wege erfolgen:

•  das Land, in das wir Ihre personenbezogenen Daten senden, könnte laut der Europäischen Kommission ein angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten bieten;
• der Empfänger hat möglicherweise einen Vertrag basierend auf von der Europäischen Kommission bestätigten „Mustervertragsklauseln“ unterzeichnet, die ihn zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten verpflichten;
• wenn sich der Empfänger in den USA befindet, könnte er ein zertifiziertes Mitglied des EU-US-Datenschutzschilds sein; oder
•  in anderen Fällen sind wir möglicherweise gesetzlich dazu berechtigt, Ihre personenbezogenen Daten anderweitig außerhalb des EWR zu übertragen.

(6.3) Weitere Informationen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten bei einer Übertragung außerhalb des EWR erhalten Sie, wenn Sie sich gemäß Absatz 12 unten mit uns in Verbindung setzen.

7. WIE WIR IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN SCHÜTZEN

(7.1) Daten sind ein wesentlicher Geschäftswert und müssen angemessen entsprechend ihrem Risiko wie auch ihrer Bedeutung oder ihrem Wert geschützt werden. Wir verfügen über Schutz- und Verteidigungsfunktionen, die so gestaltet sind, dass Schroders sicher agieren kann. Wir verfügen über umfangreiche Kontrollen und Mechanismen, um im Fall von negativen Ereignissen selbige ermitteln, auf sie reagieren und sie bewältigen zu können.

8. WIE LANGE WIR IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN SPEICHERN 

(8.1) Die Speicherdauer Ihrer in unserem Besitz befindlichen personenbezogenen Daten richtet sich nach den folgenden Kriterien:

• der Zweck, für den wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden (wie eingehender in dieser Datenschutzrichtlinie erläutert) –, wir müssen die Daten so lange speichern, wie es für diesen Zweck notwendig ist; und
•  unsere rechtlichen Pflichten – Gesetze oder Bestimmungen können den Mindestzeitraum vorgeben, über den wir Ihre personenbezogenen Daten speichern müssen.

9. IHRE RECHTE

(9.1) In allen vorstehenden Fällen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten erfassen, verwenden oder speichern, haben Sie möglicherweise die folgenden Rechte und in den meisten Fällen können Sie diese kostenlos ausüben. Zu diesen Rechten gehören:

•  das Recht, Informationen betreffend die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Zugang zu den in unserem Besitz befindlichen personenbezogenen Daten zu erhalten;
• das Recht, eine einmal gegebene Einwilligung zur Verarbeitung der eigenen personenbezogenen Daten jederzeit wieder zurückzuziehen. Bitte nehmen Sie jedoch zur Kenntnis, dass wir möglicherweise trotzdem berechtigt sein können, Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten, wenn wir andere legitime Gründe dafür haben. Beispielsweise kann es sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten weiterhin speichern müssen, um gesetzlichen oder aufsichtsrechtlichen Pflichten nachzukommen oder um unsere internen Prüfanforderungen zu erfüllen;
•  in einigen Fällen das Recht, bestimmte personenbezogene Daten in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten, und/oder das Recht, uns anzuweisen, diese Daten an einen Dritten zu übertragen, wenn dies technisch möglich ist. Bitte beachten Sie, dass dieses Recht ausschließlich für personenbezogene Daten gilt, die Sie Schroders direkt bereitgestellt haben;
• das Recht, uns anzuweisen, Ihre personenbezogenen Daten zu berichtigen, wenn diese falsch oder unvollständig sind;
• das Recht, uns in bestimmten Fällen anzuweisen, Ihre personenbezogenen Daten zu löschen. Bitte beachten Sie, dass es aufgrund der jeweiligen Sachlage sein kann, dass wir trotz einer Aufforderungen Ihrerseits zur Löschung personenbezogener Daten verpflichtet oder berechtigt sind, selbige weiterhin zu speichern;
• das Recht, in bestimmten Fällen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen oder uns anzuweisen, eine solche Verarbeitung zu beschränken. Auch hier kann es Fälle geben, in denen wir trotz Ihres Widerspruchs gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder Ihrer Anweisung, eine solche Verarbeitung zu beschränken, nicht verpflichtet oder berechtigt sind, dieser Aufforderung nachzukommen; und
• das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzulegen, wenn Sie der Meinung sind, dass wir Ihre Rechte verletzt haben.

(9.2) Sie können Ihre Rechte ausüben, indem Sie uns mittels der in Absatz 12 unten angegebenen Daten kontaktieren.

10. WEBSITES VON SCHRODERS UND ANDERE WEBSITES

(10.1) Wenn Sie eine Website von Schroders nutzen, können wir technische Informationen mittels Cookies erfassen. Beispielsweise welche Websites von den jeweiligen Nutzern besucht wurden, heruntergeladene Dokumente, Sicherheitsvorfälle und von dem Gateway getroffene Präventionsmaßnahmen. Weitere Informationen zu den von Schroders eingesetzten Cookies entnehmen Sie bitte unserer Cookie-Richtlinie auf http://www.schroders.com/en/cookies/.

(10.2) Wenn Sie eine Website von Schroders verwenden und einem Link folgen, der von dieser Website zu einer anderen Website führt (einschließlich einer von Schroders betriebenen Website), können andere Datenschutzrichtlinien gelten. Bevor Sie personenbezogene Daten an eine Website übermitteln, sollten Sie die für diese Website gültigen Datenschutzrichtlinien lesen.

11. ÄNDERUNGEN AN DIESER DATENSCHUTZRICHTLINIE

(11.1) Alle Änderungen, die wir an unsere Datenschutzrichtlinie zukünftig vornehmen, werden auf unserer Website veröffentlicht und, sofern angemessen, Ihnen mitgeteilt. Bitte prüfen Sie regelmäßig, ob Aktualisierungen oder Änderungen an unserer Datenschutzrichtlinie erfolgt sind.

12. FRAGEN UND BEDENKEN

(12.1) Wenn Sie Fragen oder Bedenken betreffend den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten seitens Schroders oder betreffend diese Datenschutzrichtlinie haben, so setzen Sie sich bitte mittels der folgenden Kontaktdaten mit uns in Verbindung:

Privacy@schroders.com

Wir können Fragen oder Beschwerden zum Datenschutz unverzüglich und effektiv bearbeiten. Wenn Sie mit der erhaltenen Antwort nicht zufrieden sind, können Sie Bedenken an die jeweilige Datenschutzbehörde in Ihrem Land melden. Die Kontaktinformationen dieser Behörde erhalten Sie von uns auf Anfrage.