SCHRODERS POLICY FÖR INTEGRITETSSKYDD INOM FASTIGHETSSEKTORN

1. BAKGRUND

(1.1) Schroders samlar in och använder vissa personuppgifter. Schroders ansvarar för att säkerställa att vi använder dessa personuppgifter i enlighet med dataskyddslagstiftningen.

(1.2) Inom Schroders respekterar vi din integritet och arbetar för att skydda dina personuppgifter.

(1.3) Denna policy för integritetsskydd vänder sig till hyresgäster och leverantörer vars personuppgifter vi hanterar i samband med att vi utför fastighetstjänster och relaterade aktiviteter. Denna policy för integritetsskydd vänder sig också till besökare på Schroders webbplatser.

2. ÖVERSIKT ÖVER OLIKA OMSTÄNDIGHETER DÅ VI HANTERAR DINA PERSONUPPGIFTER

(2.1) Denna policy för integritetsskydd förklarar hur vi hanterar personuppgifter som vi samlar in på följande sätt:

(A) Information som vi får under våra hyresgästers eller presumtiva hyresgästers relation med oss

(B) Information som vi får under våra leverantörers eller presumtiva leverantörers relation med oss

(C) Information som vi får i samband med att de fastigheter som ägs eller förvaltas av Schroders används och

(D) Information som vi får genom Schroders webbplatser. Uppgifter om hur vi hanterar den information vi får genom Schroders webbplatser finns i punkt 10 i denna policy för integritetsskydd.

3. DE TYPER AV UPPGIFTER VI SAMLAR IN

(3.1) Vi samlar in och behandlar följande personuppgifter i samband med din relation med oss:

• Information som du lämnar till Schroders. Det inkluderar information om dig som du lämnar till oss. Vilken typ av relation vi har till dig avgör vilken typ av personuppgifter vi kan efterfråga, men denna information kan inkludera:

- grundläggande personuppgifter som förnamn, efternamn, personnummer, e-postadress, telefonnummer, adress (inklusive postnummer och land), yrke och titel, bankuppgifter, kredit- och debetkortuppgifter, ID-dokumentation, skatteklassificeringar, kön och födelsedatum samt

- känsliga personuppgifter, som kan ingå i den information vi hanterar om din nationalitet, födelseort, hälsorelaterad information, funktionsnedsättning eller uppgifter om politiska uppfattningar.

• Information som vi samlar in eller genererar om dig. Det kan inkludera:

- filer som vi kan producera som en dokumentation av vår relation med våra hyresgäster och leverantörer, inklusive avtalshistorik, frågor som rör fastighetsförvaltning för administrationen av vårt fastighetsförvaltningssystem, kontroller och procedurer för att ”känna dina kunder” och för att motverka penningtvätt när det gäller våra hyresgäster, energiförbrukning, vattenanvändning och användning av andra försörjningstjänster (inklusive mätaravläsningar), betalningshistorik, hyresgästernas namnteckningar, hälso- och säkerhetsinformation vid anmälan av försäkringsskador i samband med användning av fastigheter, uppgifter om funktionsnedsättning vid begäran om handikappanpassning av byggnader, kameraövervakning och andra säkerhetsåtgärder, registreringsnummer på bilar för att förvalta bilparkeringar och

- alla personuppgifter som du överlämnar under telefonsamtal och e-postkommunikation med oss och som vi kan övervaka och spela in/registrera i syfte att hantera klagomål, förbättra vår service och för att följa kraven i lagar och förordningar.

• Information som vi inhämtar från andra källor. Det kan inkludera:

- information från offentligt tillgängliga källor, inklusive ombud för tredje part som kreditbedömningsföretag, bedrägeriförebyggande myndigheter, brottsbekämpande organ, offentliga databaser, register och arkiv som Companies House, FCA Register, Land Registry, DVLA, samt andra offentligt tillgängliga källor

- information inhämtad från leverantörer av sanktionskontroller och bakgrundsanalyser och

- information som finns hos lokala myndigheter, leverantörer av försörjningstjänster och andra efterforskningar som görs under överlåtelseprocessen.

4. SÅ HÄR ANVÄNDER VI DIN INFORMATION

(4.1) Dina personuppgifter kan sparas och behandlas av oss på följande sätt och för följande ändamål:

• för hanteringen och administrationen av våra fastigheter
• för administrationen av vårt fastighetsförvaltningssystem
• för att registrera/ta in nya hyresgäster och/eller leverantörer
• för att hålla vår dokumentation aktuell
• för att på ett effektivt sätt hantera relationer med hyresgäster och leverantörer och kommunicera med hyresgäster och leverantörer i syfte att tillhandahålla tjänster eller information för dem
• för att administrera, övervaka och underhålla IT-system i syfte att upprätthålla servicestandarder och ge skydd mot cyberhot eller brottslig verksamhet, inklusive missbruk och felaktig användning
• för kontinuerlig granskning och förbättring av den information som finns på Schroders webbplatser för att göra dem användarvänliga och förebygga potentiella störningar eller cyberangrepp
• för att följa och bedöma efterlevnaden av gällande lagar, regler och förordningar samt interna policyer och procedurer eller
• för administrationen och underhållet av databaser där dina personuppgifter lagras

(4.2) När vi använder dina personuppgifter följer vi gällande lag. Lagen tillåter eller ställer krav på att vi använder dina personuppgifter av olika skäl. Det inkluderar fall där:

• vi uppfyller våra avtalsstadgade skyldigheter
• vi har rättsliga skyldigheter som vi måste följa
• vi kan behöva göra det för att fastställa, göra gällande eller försvara våra rättsliga anspråk eller använda dem i rättsliga processer
• vi har inhämtat ditt samtycke eller
• den beskrivna användningen av dina personuppgifter är nödvändig av legitima affärsintressen, som att:
  • göra det möjligt för oss att hantera och administrera vår verksamhet på ett effektivt och ändamålsenligt sätt
  • följa interna policyer och procedurer eller
  • erbjuda effektiva, aktuella säkerhetslösningar för mobila enheter och IT-system

(4.3) Inom Schroders är det endast medarbetare som behöver ha tillgång till dina personuppgifter för de ändamål som beskrivs i denna policy för integritetsskydd som har tillgång till dem.

5. ÖVERLÄMNANDE AV DINA UPPGIFTER TILL TREDJE PARTER

(5.1) Vi kan komma att dela dina personuppgifter inom Schroders för de ändamål som beskrivs ovan.

(5.2) Vi kan också komma att dela dina personuppgifter utanför Schroders som beskrivs utförligare nedan:

• med våra affärspartners som enligt avtal är skyldiga att följa gällande skyldigheter vad avser dataskydd
• med tredjepartsombud, entreprenörer och serviceleverantörer i syfte att de ska kunna tillhandahålla tjänster både för oss och för hyresgästerna och leverantörerna, exempelvis:
  • redovisningsföretag och revisorer
  • professionella rådgivare
  • försäkringsmäklare och försäkringsleverantörer
  • bostadsförmedlare och förmedlare av fastighetsförvaltning
  • banker och utlåningsföretag
  • investerare och samarbetspartners
  • leverantörer av fastighetsunderhåll, städning, anläggningstjänster och säkerhet
  • analytiker och leverantörer av resultatmätning inom fastighetsbranschen i syfte att genomföra marknadsanalyser
  • rådgivare inom företagsbeskattning
  • ombud och förvaltare för relevant Schroders-enhet, samt
  • IT- och kommunikationsleverantörer.

Dessa tredje parter kommer att omfattas av gällande skyldigheter för dataskydd:

• i den utsträckning det ställs krav i lagar eller förordningar, om vi exempelvis är skyldiga att överlämna dina personuppgifter i syfte att uppfylla rättsliga skyldigheter (inklusive, utan begränsning, för att uppfylla krav på skatteredovisning gentemot rättsliga instanser, revisorer eller myndigheter) för att fastställa, göra gällande eller försvara våra rättsliga anspråk och
• om vi säljer någon del av vår verksamhet eller våra tillgångar, då vi kan behöva överlämna dina personuppgifter till den presumtiva köparen för due diligence-ändamål.

6. INTERNATIONELLA ÖVERFÖRINGAR AV PERSONUPPGIFTER

(6.1) Schroders är ett globalt företag med verksamhet runt om i världen. Det medför att vi samlar in och överför personuppgifter globalt. Det innebär att vi kan överföra dina personuppgiftertill platser utanför ditt land.

(6.2) När vi överför dina personuppgifter till ett annat land skyddas och överförs de på ett sätt som följer kraven i lagstiftningen. När det gäller uppgifter som exempelvis överförs utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (”EES”) kan det göras på något av följande sätt:

• det land dit vi skickar dina personuppgifter kan vara godkänt av EU-kommissionen då det erbjuder en tillräcklig skyddsnivå för dina personuppgifter
• mottagaren kan ha undertecknat ett avtal baserat på ”standardavtalsklausuler” som är godkända av EU-kommissionen och gör att denne är skyldig att skydda dina personuppgifter
• när mottagaren finns i USA kan denne vara en certifierad medlem av programmet ”EU-US Privacy Shield” eller
• under andra omständigheter kan lagstiftningen tillåta att vi på annat sätt överför dina personuppgifter utanför EES.

(6.3) Du kan få mer information om skyddet för dina personuppgifter vid överföring utanför EES genom att kontakta oss på det sätt som beskrivs i punkt 12 nedan.

7. SÅ HÄR SKYDDAR VI DINA PERSONUPPGIFTER

(7.1) Personuppgifter är en viktig affärstillgång och måste skyddas på lämpligt sätt beroende på risk och uppgifternas betydelse eller värde. Vi använder flera lager av skydd och försvar som är utformade för att säkerställa att Schroders kan bedriva en säker verksamhet. Vi har omfattande kontroller och mekanismer som är utformade för att upptäcka, svara och återställa om negativa händelser skulle inträffa.

8. SÅ LÄNGE SPARAR VI DINA PERSONUPPGIFTER

(8.1) Hur länge vi sparar dina personuppgifter varierar beroende på följande kriterier:

• för vilket syfte vi använder dem (beskrivs mer ingående i denna policy för integritetsskydd) – vi kommer att spara uppgifterna så länge som är nödvändigt för detta ändamål och
• våra rättsliga skyldigheter – lagar eller förordningar kan ange en minimiperiod under vilken vi måste spara dina personuppgifter.

9. DINA RÄTTIGHETER

(9.1) I alla ovan nämnda fall då vi samlar in, använder eller lagrar dina personuppgifter kan du ha följande rättigheter och du kan, i de flesta fall, utöva dem utan kostnad. Dessa rättigheter inkluderar:

• rätten att inhämta information om behandlingen av dina personuppgifter och tillgång till de personuppgifter vi innehar om dig
• rätten att när som helst dra tillbaka ditt samtycke till behandlingen av dina personuppgifter. Observera att vi fortfarande kan ha rätt att behandla dina personuppgifter om vi har ett annat legitimt skäl för att göra det. Exempelvis kan vi behöva behålla dina personuppgifter för att följa en rättslig skyldighet eller uppfylla krav i vår internredovisning.
• under vissa omständigheter kan rätten att få vissa personuppgifter i ett strukturerat, vanligt och maskinläsbart format kräva att vi överför dessa uppgifter till en tredje part där detta är tekniskt möjligt. Observera att denna rätt endast gäller personuppgifter som du har tillhandahållit direkt till Schroders
• rätten att begära att vi rättar dina personuppgifter om de är felaktiga eller ofullständiga
• rätten att begära att vi raderar dina personuppgifter under vissa omständigheter. Observera att det kan finnas omständigheter då du kan be oss att radera dina personuppgifter, men vi är skyldiga eller har rätt att behålla dem
• rätten att invända mot eller begära att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter under vissa omständigheter. Också här kan det finnas omständigheter där du invänder mot eller ber oss begränsa vår behandling av dina personuppgifter, men vi är skyldiga eller har rätt att avvisa din begäran och
• rätten att lämna in ett klagomål hos relevant datatillsynsmyndighet om du anser att vi inte har tillgodosett dina rättigheter.

(9.2) Du kan utöva dina rättigheter genom att kontakta oss med hjälp av de uppgifter som finns i punkt 12 nedan.

10. SCHRODERS WEBBPLATSER OCH ANDRA WEBBPLATSER

(10.1) Om du använder en av Schroders webbplatser kan vi komma att samla in teknisk information med hjälp av cookies. Exempelvis vilka webbplatser varje användare besökte, eventuella dokument som laddades ned, säkerhetsincidenter och förebyggande åtgärder som vidtogs av gateway. Mer information om de cookies som Schroders använder finns i vårt meddelande om cookies på http://www.schroders.com/en/cookies/.

(10.2) Om du använder någon av Schroders webbplatser och följer en länk därifrån till en annan webbplats (inklusive en webbplats som drivs av Schroders) kan andra integritetsregler gälla. Innan du skickar personuppgifter till en webbplats ska du läsa policyn för integritetsskydd som gäller för denna webbplats.

11. ÄNDRINGAR AV DENNA POLICY FÖR INTEGRITETSSKYDD

(11.1) Eventuella förändringar som vi gör i vår policy för integritetsskydd i framtiden kommer att publiceras på den här webbplatsen och vid behov kommer du att meddelas per e-post. Gå tillbaka hit regelbundet för att se om vi gjort eventuella uppdateringar eller ändringar i vår policy för integritetsskydd.

12. FRÅGOR OCH PROBLEM

(12.1) Om du har frågor eller problem vad gäller Schroders hantering av dina personuppgifter eller denna policy för integritetsskydd ska du kontakta oss med hjälp av följande kontaktinformation:

Privacy@schroders.com

Vi kan normalt besvara frågor eller problem som rör integritetsskydd snabbt och effektivt. Om du inte är nöjd med de svar du får kan du gå vidare med frågan till aktuell nationell instans för integritetsskydd. På begäran kan vi tillhandahålla kontaktuppgifter till denna instans.