Kode Etik dan Tata Kelola Perusahaan
Prinsip-Prinsip Kode Etik
Sebagai bagian dari grup, Perusahaan telah mengadopsi Kode Etik dan Tata Perilaku Bisnis Manulife Financial Corporation. Kode ini dimaksudkan untuk memberikan panduan mengenai etika di tempat kerja, etika bisnis, prosedur penanganan benturan kepentingan, pengelolaan informasi pribadi dan rahasia, serta kepatuhan terhadap etika dan hukum. Seluruh karyawan Perusahaan wajib mematuhi pedoman ini, mengikuti pelatihan, dan menyelesaikan sertifikasi tahunan.
Kepatuhan, Manajemen Risiko
Risiko perilaku dan risiko regulasi terdapat dalam banyak aktivitas staf di seluruh organisasi (termasuk fungsi front office, middle office, back office, serta fungsi pendukung).
Sesuai dengan model three lines of defence (tiga lini pertahanan) kami, fungsi bisnis bertindak sebagai lini pertahanan pertama dan bertanggung jawab untuk mengidentifikasi serta mengelola risiko regulasi dan risiko perilaku yang berlaku bagi aktivitas mereka.
Fungsi Kepatuhan bersama dengan fungsi pengendalian lainnya (misalnya Manajemen Risiko) bertindak sebagai lini pertahanan kedua, dengan memberikan panduan, melakukan pemantauan, dan menjalankan pengawasan atas aktivitas bisnis.
Lini pertahanan ketiga adalah Audit Internal, yang memberikan jaminan (assurance) independen atas berjalannya pengendalian pada lini pertama dan lini kedua.
Meskipun risiko perilaku dan risiko regulasi merupakan kategori risiko yang terpisah, apabila risiko tersebut terwujud, hal ini sering kali dapat mengakibatkan risiko reputasi dan risiko keuangan yang dapat bersifat signifikan, tergantung pada keadaan pelanggaran yang terjadi.
PEDOMAN KERJA DEWAN DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS
Dewan meyakini bahwa Dewan beroperasi paling efektif sebagai sebuah Dewan kesatuan, dengan keseimbangan yang tepat antara Dewan Direksi, Komisaris Independen dan Dewan Komisaris yang memiliki sebuah koneksi dengan pemegang saham Perusahaan. Tidak ada individu yang dapat mendominasi pengambilan keputusan Dewan.
Ketua Dewan Komisaris bertanggung jawab atas kepemimpinan Dewan dan untuk memastikan efektivitasnya dalam semua aspek dalam perannya melalui pemantauan dan evaluasi rutin terhadap Dewan Direksi.
Kepala Eksekutif Dewan Direksi bertanggung jawab atas manajemen eksekutif Perusahaan, termasuk penciptaan nilai pemegang saham dalam jangka panjang melalui pertumbuhan laba dan rekomendasi strategi dan anggaran Perusahaan.
Komisaris Independen bertindak sebagai dewan yang mendukung Ketua Dewan Komisaris, bertanggung jawab atas evaluasi kinerja Ketua dan berfungsi sebagai perantara bagi Direktur lainnya sebagaimana diperlukan. Komisaris Independen tersedia untuk pemegang saham jika mereka memiliki masalah yang tidak dapat diselesaikan melalui diskusi dengan Ketua Dewan Komisaris atau Dewan Direksi.
Direksi harus memastikan bahwa komitmen mereka yang lain tidak bertentangan atau secara material mengganggu tanggung jawab mereka kepada Perusahaan. Direksi diwajibkan untuk memberi tahu Sekretaris Perusahaan sebelum adanya konflik aktual atau potensial dengan posisi direktur lain atau kepemilikan saham lainnya. Mereka harus mengungkapkan kepada Dewan setiap potensi konflik kepentingan yang mungkin mereka miliki sehubungan dengan masalah apa pun yang dibahas oleh Dewan dan, jika sesuai, menahan diri untuk tidak berpartisipasi dalam diskusi dan memberikan suara pada masalah di mana mereka memiliki konflik.
Anggota Dewan Komisaris dan Dewan Direksi diharapkan menghadiri semua rapat Dewan dan komite-komite di mana mereka bertugas dan menghabiskan waktu yang dibutuhkan untuk persiapan rapat-rapat tersebut. Selain itu, Direksi harus mengikuti perkembangan bisnis dan pasar Perusahaan. Agenda untuk setiap rapat Dewan ditetapkan oleh Ketua Dewan Komisaris dan Kepala Eksekutif Direksi bersama Sekretaris Perusahaan.
Sekretaris Perusahaan bertanggung jawab untuk memastikan ada arus informasi yang tepat antara Dewan dan Komite-komite dan manajemen senior. Sekretaris Perusahaan, bersama dengan Ketua, akan secara teratur meninjau Dewan dan pengaturan tata kelola Perusahaan dengan tujuan untuk memastikan mereka tetap sesuai dengan tujuan, dan merekomendasikan atau mengembangkan inisiatif untuk memperkuat tata kelola Perusahaan.
Dewan dan masing-masing Komite Dewan dapat menyewa penasihat hukum, akuntan, penasihat keuangan atau lainnya yang diperlukan dalam penilaian terbaik mereka untuk mendapatkan saran sehubungan dengan pelaksanaan tanggung jawab mereka tanpa perlu mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari setiap pejabat Perusahaan, meskipun demikian saran biasanya akan dikoordinasikan oleh Sekretaris Perusahaan.