POLITICA SULLA PRIVACY - SCHRODERS REAL ESTATE

1. INFORMAZIONI GENERALI

(1.1) Schroders raccoglie e utilizza determinati dati personali. È responsabilità di Schroders assicurare che tali dati personali siano utilizzati nel rispetto delle normative sulla protezione dei dati personali.

(1.2) Schroders rispetta la privacy dell'utente e si impegna a tutelare i suoi dati personali.

(1.3) La presente Politica sulla Privacy si rivolge a Locatari e Fornitori di cui trattiamo i dati personali nello svolgimento dei servizi immobiliari e per condurre le attività ivi connesse. La presente Politica sulla Privacy si rivolge anche ai visitatori dei siti web di Schroders.

2. CIRCOSTANZE IN CUI TRATTEREMO I DATI PERSONALI DELL'UTENTE

(2.1) La presente Politica sulla Privacy descrive le modalità di trattamento dei dati personali raccolti:

(A) nel corso del rapporto instaurato con i Locatari o i potenziali Locatari

(B) nel corso del rapporto instaurato con i Fornitori o i potenziali Fornitori

(C) nell'ambito dell'utilizzo degli immobili posseduti o gestiti da Schroders; e

(D) tramite i siti web di Schroders. I dettagli relativi al trattamento delle informazioni raccolte tramite i siti web di Schroders sono forniti nel paragrafo10 della presente Politica sulla Privacy.

3. TIPI DI DATI PERSONALI RACCOLTI

(3.1) Raccoglieremo e tratteremo i seguenti Dati Personali nel corso del rapporto instaurato con l'Utente:

• Informazioni fornite a Schroders. Includono informazioni sull'utente dal medesimo fornite. La tipologia di dati personali che potremo richiedere dipende dalla natura del rapporto con l'utente; tali dati includono:

- informazioni personali di base quali nome, cognome, codice fiscale, indirizzo e-mail, numero di telefono, indirizzo (incluso codice postale e Paese), impiego e qualifica professionale, coordinate bancarie, informazioni su carte di debito e di credito, documenti di identità, classificazione ai fini fiscali, genere, data di nascita; e

- dati personali sensibili, che potrebbero essere inclusi tra le informazioni raccolte riguardanti nazionalità, luogo di nascita, stato di salute, disabilità, affiliazioni politiche.

• Informazioni che raccogliamo o generiamo sull'utente. Includono:

- file che potremmo creare allo scopo di tenere traccia del nostro rapporto con i Locatari e Fornitori, tra cui cronologia contatti, documenti relativi alla gestione degli immobili per l'amministrazione del sistema di gestione immobili, procedure e controlli di adeguata verifica e antiriciclaggio su Locatari, consumo di energia, utilizzo di acqua e altre utenze (incluso lettura contatori), storico pagamenti, firmatari autorizzati dei Locatari, informazioni su salute e sicurezza in caso di indennizzi assicurativi legati all'utilizzo degli immobili, informazioni sulla disabilità qualora vengano richiesti adeguamenti degli immobili per le esigenze dei disabili, telecamere a circuito chiuso e altre disposizioni di sicurezza, numero di targa del veicolo per la gestione del parcheggio; e

- dati personali forniti dall'utente nel corso di comunicazioni telefoniche e via e-mail che potrebbero essere registrate da Schroders per gestire i reclami, migliorare il servizio ed ottemperare a obblighi legali e normativi.

• Informazioni ottenute da altre fonti. Includono:

- informazioni ottenute da fonti di pubblico dominio, tra cui agenzie terze (agenzie di credito, agenzie per la prevenzione delle frodi, agenzie preposte all'applicazione della legge), database pubblici, registri come quello della Camera di Commercio , catasto, pubblico registro automobilistico e altre fonti accessibili al pubblico;

- informazioni ottenute da soggetti che si occupano di controllo sul merito creditizio e svolgono investigazioni ; e

- informazioni ottenute da enti locali, fornitori di servizi e da altre ricerche svolte nel corso di passaggi di proprietà.

4. MODALITÀ DI UTILIZZO DELLE INFORMAZIONI DELL'UTENTE

(4.1) I dati personali dell'utente possono essere memorizzati e trattati da Schroders come in appresso descritto e per le seguenti finalità:

• gestire e amministrare gli immobili;
• amministrare i nostri sistemi di gestione immobiliare;
• abilitare/acquisire nuovi Locatari e/o Fornitori;
• tenere aggiornati i nostri registri;
• gestire efficacemente i rapporti con i Locatari e i Fornitori e comunicare con i Locatari e i Fornitori per fornire loro informazioni o servizi;
• gestire, monitorare e manutenere i sistemi informatici per garantire gli standard di servizio e contrastare eventuali attacchi informatici e attività illecite come abuso e uso improprio;
• aggiornare e migliorare le informazioni fornite sui siti web di Schroders, per garantirne la fruibilità e prevenire eventuali disservizi o attacchi informatici;
• attenersi, e valutare la conformità, alle leggi, norme e regolamenti applicabili, nonché alle politiche e procedure interne; o
• amministrare e aggiornare i database contenenti i dati personali dell'utente.

(4.2) Utilizziamo i dati personali dell'utente nel rispetto della legge applicabile. La legge consente o richiede l'utilizzo dei dati personali dell'utente per diverse ragioni, inclusi i casi in cui:

• è necessario adempiere agli obblighi contrattuali assunti;
• è necessario operare in conformità agli obblighi legali e normativi;
• è necessario affermare, esercitare o tutelare i nostri diritti legali o nell'ambito di procedimenti giudiziari;
• abbiamo ottenuto il consenso dell'utente; o
• l'utilizzo dei dati personali dell'utente è necessario ai fini dei nostri legittimi interessi commerciali, in quanto ci consente di:
  • gestire e amministrare le nostre attività in maniera efficiente ed efficace;
  • rispettare le politiche e le procedure interne; o
  • offrire soluzioni di sicurezza efficaci e aggiornate per sistemi informatici e dispositivi mobili.

(4.3) I dati personali sono accessibili solo ai dipendenti di Schroders che ne hanno bisogno per le finalità descritte nella presente Politica sulla Privacy.

5. DIVULGAZIONE DELLE INFORMAZIONI A TERZI

(5.1) Potremmo divulgare i dati personali dell'utente all'interno di Schroders per le finalità sopra descritte.

(5.2) Potremmo altresì divulgare i dati personali al di fuori di Schroders come descritto di seguito:

• ai nostri partner commerciali, che per contratto sono tenuti a rispettare adeguati obblighi in materia di protezione dei dati;
• ad agenti, contractor e provider di servizi terzi, affinché forniscano servizi a noi e ai Locatari o Fornitori, per esempio:
  • commercialisti e revisori contabili;
  • consulenti professionali;
  • provider e broker assicurativi;
  • agenzie immobiliari e di gestione immobiliare;
  • banche e istituti di credito;
  • investitori e joint venture;
  • provider di servizi di manutenzione immobili, pulizia, supporto, sicurezza;
  • analisti che effettuano ricerche sul mercato e fornitori di servizi di benchmarking della performance nel settore immobiliare ai fini dell'analisi del mercato;
  • consulenti in materia di imposte sugli immobili aziendali;
  • conservatori di registri e fiduciari della rispettiva entità di Schroders; e
  • fornitori di di comunicazioni e IT.

Detti terzi saranno soggetti ad adeguati obblighi sulla protezione dei dati:

• nei limiti previsti dalla legge o dalle normative, per esempio qualora dovessimo divulgare i dati personali dell'utente al fine di adempiere a eventuali obblighi giuridici (incluso, a titolo esemplificativo, ma non esaustivo, requisiti di rendicontazione fiscale e di divulgazione ad autorità, revisori contabili o enti pubblici), o per l'affermazione, l'esercizio e la difesa dei nostri diritti legali; e
• qualora vendessimo qualunque ramo della nostra attività o i nostri asset; in tal caso potremmo dover divulgare i dati personali dell'utente al potenziale acquirente per fini di due diligence.

6.TRASFERIMENTI DI DATI PERSONALI ALL'ESTERO

(6.1) Schroders è una società globale che opera in tutto il mondo. Pertanto raccogliamo e trasferiamo dati personali su scala globale. Ciò significa che potremmo trasferire i dati personali dell'utenteal di fuori del suo Paese.

(6.2) Qualora trasferissimo i dati personali dell'utente a un altro Paese, garantiremo la protezione e il trasferimento dei dati conformemente ai requisiti di legge. Per quanto riguarda i dati trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE) per esempio:

• il Paese destinatario dei dati personali potrebbe essere qualificato dalla Commissione Europea come Paese in grado di offrire un adeguato livello di protezione dei dati personali;
• il destinatario potrebbe aver stipulato un contratto basato su “clausole contrattuali tipo” approvate dalla Commissione Europea, che lo obblighino a proteggere i dati personali dell'utente;
• il destinatario ubicato negli Stati Uniti dovrà essere un membro certificato del programma Privacy Shield (Scudo per la Privacy) UE-USA; o
• in altre circostanze, la legge potrebbe consentirci di trasferire i dati personali dell'utente al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

(6.3) L'utente può ricevere ulteriori informazioni riguardo i livelli di protezione dei propri dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo contattando Schroders, secondo le modalità descritte nel paragrafo 12.

7. MODALITÀ DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI DELL'UTENTE

(7.1) I dati personali sono una risorsa fondamentale e devono essere protetti da misure adeguate al loro rischio e al loro valore. Schroders adotta tutte le procedure di tutela e difesa necessarie per poter operare in sicurezza. Effettuiamo controlli approfonditi e abbiamo adottato meccanismi atti a individuare ed affrontare tempestivamente eventuali situazioni avverse che potrebbero insorgere.

8. PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI

(8.1) Il periodo di conservazione dei dati personali varierà in base ai seguenti parametri:

• scopo per cui vengono utilizzati (come descritto nella presente Politica sulla Privacy) – conserveremo i dati per il tempo necessario al raggiungimento di tale obiettivo; e
• obblighi legali – le leggi e le normative potrebbero fissare un periodo di tempo minimo per la conservazione dei dati personali dell'utente.

9. DIRITTI DELL'UTENTE

(9.1) In tutti i suddetti casi in cui raccogliamo, utilizziamo o conserviamo i dati personali, l'utente può far valere i seguenti diritti e, nella maggior parte dei casi, esercitarli a titolo gratuito:

• il diritto di ottenere informazioni circa il trattamento e l'accesso ai dati personali in nostro possesso;
• il diritto di revocare il consenso al trattamento dei dati personali in qualsiasi momento. Si noti, tuttavia, che potremmo essere comunque autorizzati a trattare i dati personali in presenza di legittimi motivi. Per esempio, potremmo conservare i dati personali dell'utente per operare in conformità a un obbligo legale o normativo o per soddisfare requisiti di controllo interno;
• in determinate circostanze, il diritto di ricevere alcuni dati personali in un formato strutturato, abitualmente utilizzato e leggibile dal computer e/o di richiedere la trasmissione di tali dati a terzi, se tecnicamente possibile. Tale diritto è valido solo per i dati personali forniti dall'utente direttamente a Schroders;
• il diritto di richiedere la rettifica dei dati personali qualora essi siano errati o incompleti;
• il diritto di richiedere la cancellazione dei dati personali in determinate circostanze. Si noti che in alcuni casi, nonostante la richiesta di cancellazione dei dati personali, saremo comunque legalmente autorizzati a conservarli;
• il diritto di opporsi al trattamento dei dati personali, o di chiederne la limitazione, in determinate circostanze. In alcuni casi, nonostante l'opposizione dell'utente al trattamento dei dati personali, o alla richiesta di limitarne l'elaborazione, potremmo essere comunque legalmente autorizzati a respingere tale richiesta; e
• il diritto di presentare un reclamo presso l'autorità competente qualora riscontri una violazione dei propri diritti.

(9.2) L'utente può esercitare i propri diritti contattando Schroders secondo le modalità indicate nel paragrafo 12.

10. SITI WEB DI SCHRODERS E ALTRI SITI WEB

(10.1) In caso di utilizzo di un sito web di Schroders, potremmo raccogliere informazioni tecniche tramite i cookies, per esempio, quali siti web sono stati visitati dal singolo utente, eventuali documenti scaricati, incidenti di sicurezza e misure di prevenzione adottate dal gateway. Per ulteriori informazioni sui cookie utilizzati da Schroders, si veda l'Informativa sui cookie: http://www.schroders.com/en/cookies/.

(10.2) Le politiche sulla privacy potrebbero variare in caso di accesso dal sito di Schroders (tramite link) ad altri siti web (inclusi quelli gestiti da Schroders). Prima di inviare i dati personali a un sito web l'utente dovrebbe leggere la politica sulla privacy ad esso applicabile.

11 VARIAZIONI ALLA PRESENTE POLITICA SULLA PRIVACY

(11.1) Eventuali future variazioni alla nostra Politica sulla Privacy saranno postate su questo sito web e, se del caso, saranno comunicate agli utenti via e-mail. Si raccomanda di controllare frequentemente tale sezione per verificare eventuali aggiornamenti o variazioni alla nostra Politica sulla Privacy.

12. DOMANDE E DUBBI

(12.1) In caso di domande o dubbi relativamente alla gestione dei dati personali dell'utente da parte di Schroders, o alla presente Politica sulla Privacy, si raccomanda di contattarci agli indirizzi di seguito riportati:

Privacy@schroders.com

Di norma siamo in grado di risolvere questioni e dubbi sulla privacy in modo tempestivo ed efficace. Qualora l'utente non sia soddisfatto della risposta ricevuta, potrà rivolgersi direttamente all'autorità per la protezione dei dati personali competente nella sua giurisdizione. Su richiesta, forniremo le informazioni di contatto dell'autorità preposta.